Betriebskostenabrechnung prüfen: Was Mieter wissen müssen

Kurz gesagt: Soweit das Mietrechtsgesetz voll anwendbar ist, darf der Vermieter nur Kosten als Betriebskosten verrechnen, die das Gesetz aufzählt (RS0067039, RS0069690). Verrechnet der Vermieter die Betriebskosten mit monatlichen Pauschalbeträgen, muss er das Kalenderjahr nach dem Gesetz bis zum 30. Juni des Folgejahres abrechnen (§ 21 Abs 3 MRG). Kosten, die er nicht innerhalb eines Jahres geltend macht, kann er später nicht mehr fordern; die Frist läuft bei Pauschalverrechnung ab Ende des Jahres, in dem die Kosten fällig wurden, sonst ab ihrer Fälligkeit (§ 21 Abs 3 und 4 MRG, RS0107090). Ihren Anspruch auf die Abrechnung selbst können Sie nach dem OGH noch lange durchsetzen: Er verjährt erst nach dreißig Jahren (RS0109276); das gilt für die Abrechnung, nicht ohne Weiteres für die Rückforderung zu viel bezahlter Beträge.

Dieser Leitfaden fasst zusammen, was der Oberste Gerichtshof (OGH) zur Betriebskostenabrechnung für Mieter entschieden hat. Er gilt für Hauptmieter im Vollanwendungsbereich des Mietrechtsgesetzes (MRG); für Untermieter und andere Mietverträge können andere Regeln gelten. Weitere Fragen finden Sie im Bereich Mietrecht.

Welche Kosten darf der Vermieter als Betriebskosten verrechnen?

Nur jene, die das Gesetz aufzählt. Der OGH hat entschieden, dass die Aufzählung der Betriebskosten abschließend und zwingend ist. Eine ausdehnende Auslegung kommt nicht in Betracht (RS0067039). Abweichende Vereinbarungen zu Lasten des Mieters sind unwirksam (RS0069690). Was als Betriebskosten gilt, zählt das Gesetz auf, etwa Wasser, Rauchfangkehrung, Kanal und Müllabfuhr, Schädlingsbekämpfung, die Beleuchtung der allgemeinen Teile des Hauses, bestimmte Versicherungen, eine Pauschale für die Verwaltung und die Hausbetreuung (§ 21 Abs 1 MRG). Daneben darf der Vermieter die laufenden öffentlichen Abgaben der Liegenschaft anteilig verrechnen, soweit ein Landesgesetz das nicht verbietet (§ 21 Abs 2 MRG). Anders gesagt: Im Mietvertrag lässt sich diese Liste nicht zu Ihren Lasten erweitern.

Verrechnet werden dürfen außerdem nur Ausgaben, die in regelmäßigen Abständen wiederkehren, also laufende Kosten des Hausbetriebs (RS0069690).

Der OGH hat dazu einzelne Posten beurteilt:

• Grundsteuer: Sie darf anteilig auf die Mieter überwälzt werden. Auch eine Vertragsklausel, die das vorsieht, benachteiligt Mieter nicht unzulässig (RS0067116).
• Verwaltung: Dafür darf der Vermieter nur einen gesetzlich festgelegten Pauschalbetrag verrechnen, unabhängig davon, ob ein Verwalter bestellt ist und wie hoch die tatsächlichen Kosten sind. Vergleichbare Aufwendungen dürfen nicht zusätzlich überwälzt werden (RS0070214).
• Legionellenprüfung: Die Kosten einer vorbeugenden Untersuchung des Kaltwassers auf Legionellen zählen nicht zu den Betriebskosten. Sie dürfen auch nicht als Verwaltungs- oder Hausbetreuungskosten verrechnet werden (RS0134223).

Wie werden die Kosten im Haus aufgeteilt?

Grundsätzlich gleichförmig nach dem Verhältnis der Nutzflächen der vermieteten Objekte. Der Gesetzgeber hat die einfache Verrechnung bewusst über die Gerechtigkeit im Einzelfall gestellt (RS0120348). Das Gesetz lässt Ausnahmen zu: Der Vermieter und alle Mieter des Hauses können schriftlich einen anderen Schlüssel vereinbaren (§ 17 Abs 1 MRG). Kosten, die vom Verbrauch abhängen, etwa Wasser, können nach Zählern aufgeteilt werden, wenn das der Vermieter mit mindestens zwei Dritteln der Mieter schriftlich vereinbart (§ 17 Abs 1a MRG). Anders gesagt: Gibt es keine solche Vereinbarung, zählt die Fläche.

Gilt die Aufteilung nach der Fläche und verbrauchen Sie weniger als die anderen, etwa beim Wasser, zahlen Sie trotzdem den nach der Fläche berechneten Anteil (RS0107467). Ausnahmsweise kann ein Mieter, der unverhältnismäßig hohe Kosten verursacht, das Übermaß tragen müssen (RS0107467).

Wie muss die Abrechnung aussehen?

Im Regelfall genügt eine Auflistung der Ausgabenposten, die Sie anhand der zur Einsicht angebotenen Belege überprüfen können (RS0070032). Weitere Orientierungshilfen, etwa durchnummerierte Belege, sind nur in Ausnahmefällen nötig, zum Beispiel bei sehr großen Verwaltungseinheiten mit vielen Einzelposten (RS0070032). Bei einer Pauschalabrechnung muss ein Mieter mit durchschnittlicher Auffassungsgabe erkennen können, ob er etwas zurückbekommt oder nachzahlen muss (RS0070032).

Der Vermieter muss die Mieter nicht vorher ankündigen, dass er abrechnet. Es ist auch keine Mindestdauer vorgeschrieben, für die die Abrechnung aufliegen muss (RS0126999).

Darf ich Belege einsehen und Kopien verlangen?

Ja. Der Vermieter muss die Abrechnung des vergangenen Jahres im Haus zur Einsicht auflegen und Ihnen in geeigneter Weise Einsicht in die Belege gewähren (RS0070665). Die Bekanntgabe der Kosten und ihr Nachweis gehören zur Geltendmachung (RS0070049).

Verlangen Sie Abschriften oder Kopien, muss der Vermieter diese auf Ihre Kosten anfertigen lassen, nötigenfalls gegen einen angemessenen Kostenvorschuss. Weigert er sich, kann ihn das Gericht mit Ordnungsstrafen dazu anhalten (RS0070665). Das Verlangen muss im zeitlichen Zusammenhang mit der Abrechnung gestellt werden. Der OGH hat diesen Zusammenhang jedenfalls bejaht, wenn der Mieter binnen sechs Monaten nach gehöriger Auflage Kopien verlangte (RS0070665). Wurde rechtzeitig bis 30. Juni abgerechnet, können Sie Einsicht und Kopien nach einer Entscheidung bis zum Ende des Jahres verlangen; wurde die Abrechnung erst später aufgelegt, haben Sie sechs volle Monate Zeit (RS0070665). Die Originalbelege mitnehmen und selbst kopieren darf der Mieter nicht (RS0070665).

Muss ich zahlen, was der Vermieter selbst noch nicht bezahlt hat?

Jedenfalls bei Einzelvorschreibung ja. Es kommt dann darauf an, dass die Forderung gegen den Vermieter fällig ist und er Rechnungsbelege vorlegt. Ob er selbst schon gezahlt hat, spielt für Ihre Zahlungspflicht keine Rolle (RS0112096). Der Vermieter hat aber Belege über die tatsächliche Bezahlung bestimmter Positionen herzustellen und Ihnen gegen Kostenersatz zu übergeben (RS0112096).

Wird geprüft, ob die Kosten üblich sind?

Bestreiten Sie in einem Verfahren einzelne Posten, wird geprüft, ob die Kosten tatsächlich angefallen sind. Geprüft wird außerdem, ob die Leistungen bei ordentlicher Hausverwaltung üblich sind und ob das verrechnete Entgelt im Rahmen des üblichen Preisniveaus bleibt (RS0070462). Anders ist es, wenn die Höhe der Kosten auf einer gesetzlichen Grundlage beruht und nicht auf freier Vereinbarung, wie bei Wassergebühren (RS0070462).

Bis wann kann der Vermieter nachfordern?

Der OGH hat entschieden: Werden Bewirtschaftungskosten nicht innerhalb der einjährigen Frist unter Vorlage der Rechnungen fällig gestellt, können sie später nicht mehr geltend gemacht werden. Die Frist läuft ab der Fälligkeit gegenüber dem Vermieter (RS0107090). Das gilt, wenn der Vermieter die Kosten nicht mit monatlichen Pauschalbeträgen verrechnet, sondern einzeln vorschreibt (RS0107090). Wurden die Kosten rechtzeitig geltend gemacht, kann der Vermieter sie danach noch innerhalb der Verjährungsfrist von drei Jahren von Ihnen einfordern (RS0107090, § 1486 Z 4 ABGB).

Das Gesetz sieht dazu vor: Die Abrechnung eines Kalenderjahres muss bei Pauschalverrechnung spätestens bis zum 30. Juni des Folgejahres erfolgen. Die einjährige Frist zur Geltendmachung beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Kosten gegenüber dem Vermieter fällig wurden (§ 21 Abs 3 MRG). Bei Einzelvorschreibung gilt: Kosten, deren Fälligkeit mehr als ein Jahr zurückliegt, können nicht mehr geltend gemacht werden (§ 21 Abs 4 MRG). Anders gesagt: Der 30. Juni ist der Termin für die Abrechnung. Verloren sind die Kosten aber erst, wenn die einjährige Frist abgelaufen ist. Bis dahin darf der Vermieter eine Abrechnung nach dem OGH auch noch ergänzen (RS0070049).

Der OGH hat außerdem entschieden: Eine Forderung, die gegenüber dem Vermieter bereits verjährt ist, darf er nicht auf Sie überwälzen (RS0132925).

Wie lange kann ich die Abrechnung verlangen?

Ihren Anspruch auf die Abrechnung der Betriebskosten können Sie lange geltend machen. Der OGH hat entschieden, dass der Anspruch auf Rechnungslegung erst in dreißig Jahren verjährt (RS0109276). Für den Anspruch des Hauptmieters auf Betriebskostenabrechnung gilt dieselbe Frist, kürzere Fristen aus anderen Gesetzen sind nicht sinngemäß anzuwenden (RS0134893). Auch für Bestandnehmer im Teilanwendungsbereich des MRG hat der OGH einen Anspruch auf Abrechnung bejaht (RS0109276). Das betrifft nur den Anspruch, dass abgerechnet wird. Wie lange Sie Beträge zurückfordern können, die Sie zu viel bezahlt haben, ist eine andere Frage; dazu sagen diese Entscheidungen nichts.

Ein offener Rückstand bei den Betriebskosten kann seinerseits Folgen für den Mietvertrag haben. Mehr dazu im Leitfaden Räumungsklage wegen Mietrückstand (RS0021034).

Was das für Sie bedeutet

Eine Betriebskostenabrechnung ist nicht bindend, nur weil sie vorliegt. Der Vermieter darf nur die gesetzlich aufgezählten Kosten verrechnen, in der Regel nach der Nutzfläche. Sie können die Belege einsehen und Kopien auf Ihre Kosten verlangen. Für Vermieter und Mieter laufen Fristen: für die Abrechnung und die Geltendmachung der Kosten, für Kopien und für die Verjährung. Ob die Abrechnung in Ihrem Fall stimmt, kann dieser Leitfaden nicht beurteilen. Hilfe finden Sie auf der Seite So arbeitet RATG.

Achtung, Frist: Bei Pauschalverrechnung verlangt das Gesetz die Abrechnung des Kalenderjahres bis zum 30. Juni des Folgejahres; geltend machen muss der Vermieter die Kosten innerhalb eines Jahres nach Ende des Jahres, in dem sie fällig wurden (§ 21 Abs 3 MRG). Schreibt er die Kosten einzeln vor, kann er Kosten nicht mehr fordern, die vor mehr als einem Jahr fällig wurden (§ 21 Abs 4 MRG, RS0107090). Kopien der Abrechnung und der Belege verlangen Sie rechtzeitig, wenn Sie das binnen sechs Monaten nach der Auflage tun; das hat der OGH jedenfalls als ausreichend gesehen (RS0070665). Wie lange Sie selbst Zeit haben, die Abrechnung zu verlangen, ist eine eigene Frage: Dieser Anspruch verjährt nach dem OGH erst nach dreißig Jahren (RS0109276); für die Rückforderung zu viel bezahlter Beträge gilt das nicht ohne Weiteres.